Кадровый учет

В настоящее время постановка учета кадров и ведение кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления персоналом любой компании. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника.

Трудовые отношение - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. ст.15 ТК РФ.

Необходимо отметить, что понятие "организация" в новой редакции ТК РФ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ) заменено на понятие "работодатель". В связи с этим нормы ТК РФ распространяются как на индивидуальных предпринимателей, так и на работодателей - физических лиц, нанимающих работников для личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.

Вопросы кадрового учета.

- разработка и утверждение штатного расписания;

Штатное расписание - внутренний документ предприятия, в котором отражаются вся его структура и штатная численность, а также указываются должностные оклады работников - унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В организации утверждается приказом руководителя.

При приеме каждого нового сотрудника его необходимо ознакомить под роспись или под расписку со штатным расписанием. ч.3 ст.68 ТК РФ.

- оформление приема на работу, перевода на другое место работы, увольнения;

Приказ о приеме на работу издается в соответствии с требованием ТК РФ на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. ч.1 ст.68 ТК РФ.

Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы. Трудовую книжку заводят в течение недели со дня принятия на работу. При приеме на работу по совместительству трудовая книжка не требуется. Однако по желанию работника в нее можно внести соответствующую запись.

Затем на работника заводится личная карточка. Она также имеет унифицированную форму № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Работник должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами Вашего предприятия, такими как, например:

Коллективный договор
Правила внутреннего трудового распорядка (наличие обязательно)
Положение об оплате труда и премировании
Положение о коммерческой тайне
Положение о порядке обработки персональных данных работника и гарантии их защиты (наличие обязательно)
Должностные инструкции
Штатное расписание (наличие обязательно)

Для перевода работника внутри предприятия на другую постоянную работу необходимо письменное согласие работника. Трудовой договор в данном случае, необходимо будет дополнить в соответствии с возникшими изменениями. Соглашение составляется в 2х экземплярах, подписывается обеими сторонами и является приложением к трудовому договору. ч.3 ст.57 ТК РФ.

Существуют унифицированные формы приказов:

- Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу - Унифицированная форма № Т-5, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;

- Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу - Унифицированная форма № Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

При расторжении трудового договора с Работником важно основание для этого. Возможны разные варианты:

По соглашению сторон
По инициативе работника
По инициативе работодателя
Истечение срока трудового договора
Неудовлетворительно пройденный испытательный срок
По обстоятельствам, не зависящим от воли сторон
Вследствие нарушения правил заключения трудового договора
Вследствие отказа работника от продолжения работы по ряду оснований
Прекращение трудового договора с руководителем организации

В зависимости от основания расторжения договора, в каждом случае есть свои особенности действий Работодателя и оформлении им документов и трудовой книжки сотрудника.

- оформление графика отпусков

График отпусков составляется не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года по Унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Все сотрудники должны быть ознакомлены с ним под роспись. Не позднее, чем за две недели работника необходимо уведомить о предстоящем отпуске (ч.3 ст.123 ТК РФ).

На сегодняшний день ТК РФ не устанавливает каких-либо жёстких требований к порядку документального оформления предоставления работнику отпуска. Этот порядок должен определяться каждой организацией самостоятельно, естественно, с учётом требований трудового законодательства РФ. В частности работодатель может издать приказ о предоставлении работнику отпуска на основании составленного графика отпусков и без получения от него заявления. Существуют унифицированные формы приказов о предоставлении отпуска работнику:

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику - Унифицированная форма № Т-6, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам - Унифицированная форма № Т-6а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

- учет рабочего времени

В соответствии со ст.91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для учета рабочего времени и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени и расчета оплаты труда организации должны вести табель учета рабочего времени по форме №Т-12 или №Т-13. Форма №Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Начисление заработной платы, прочих компенсационных и поощрительных выплат, пособий социального характера. Удержание 2-НДФЛ, страховые взносы и персонифицированный учет.

Предприятия, кроме занятых в бюджетной сфере, самостоятельно разрабатывают и утверждают формы и системы оплаты труда.

Начисления могут быть:

- по окладам и тарифным ставкам;

- по сдельным расценкам;

- на комиссионной основе;

- компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;

- стимулирующего характера (премии);

- социальные пособия;

- прочие.

Поскольку условие об оплате труда отнесено к числу существенных условий трудового договора - размер оклада, процент выручки (иного показателя), основание для выплаты процента (количество продаж, размер дохода) и проч. должно быть зафиксировано в трудовом договоре.

Согласно ст.135 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования. Указанные системы могут устанавливаться Коллективным договором или содержаться в Положении о премировании. Унифицированы следующие формы приказов о поощрении работника:

- Приказ (распоряжение) о поощрении работника - Унифицированная форма № Т-11, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;

- Приказ (распоряжение) о поощрении работников - Унифицированная форма № Т-11а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

НДФЛ

В соответствии с пунктом 1 статьи 226 НК РФ российские организации, индивидуальные предприниматели и постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, являются налоговыми агентами.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в установленные сроки сумму НДФЛ. Ставка для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, за исключением, отдельных видов доходов, составляет 13%.

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ (п.2 ст.230 НК РФ)

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ

Исчисление и уплата страховых взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование, ФСС РФ на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (страховые взносы) с 1 января 2010г. регулируются Федеральным законом от 24 июля 2009г. №212-ФЗ.

Организации определяют базу отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом.

"Сумма страховых взносов исчисляется и уплачивается отдельно в ПФР, ФСС и ФФОМС."

Ежеквартально представляется следующая отчетность:

1) до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, в территориальный орган Пенсионного фонда РФ - расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФ РФ и на обязательное медицинское страхование в ФОМС по Форме РСВ-1.

2) до 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом, в территориальный орган Фонда социального страхования РФ - Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения по Форме-4 ФСС РФ.